Pojďte si udělat pořádek v dokumentaci – ve smlouvách i ve všech dokumentech, které nám přikazují archivovat zákony. Jak je to s archivačními povinnostmi v České republice? A jak si tyto povinnosti zjednodušit díky vhodným pomůckám, kterými jsou šanony, archivační krabice a boxy, či další kancelářské potřeby?
Archivační období je termín používaný v archivnictví a správě dokumentů v institucích a ve firmách. Odkazuje na dobu, po kterou musí být určitý dokument nebo záznam uchováván před jeho zničením, případně před předáním do trvalého archivu. Délka tohoto období se může lišit v závislosti na typu dokumentu a na právních, regulačních i organizačních požadavcích.
Období archivace je zásadní pro řízení informací a záznamů, protože pomáhá zajistit, že důležité informace jsou dostupné po potřebnou dobu pro právní, historické, ev. obchodní účely. Po uplynutí tohoto období mohou být dokumenty buď zničeny (pokud již nejsou potřebné), nebo převedeny do trvalého archivu pro dlouhodobé uchování.
Jak je to s archivačním obdobím v českých firmách?
V České republice je archivační období pro firmy a organizace řízeno jak specifickými zákony, tak obecnými pravidly správy dokumentů. Co je zapotřebí sledovat, abychom dostáli svých zákonných povinností?
Zákon o archivnictví a spisové službě: Zákon stanoví základní pravidla pro správu dokumentů včetně jejich archivace a skartace.
Obchodní zákoník a další související předpisy: Tento zákon a další předpisy mohou stanovit specifické požadavky na uchovávání určitých typů dokumentů, jako jsou účetní záznamy, smlouvy, pracovněprávní dokumentace a další.
Daňové předpisy: Daňové zákony často vyžadují, aby firmy uchovávaly finanční záznamy a související dokumentaci po určitou dobu pro účely daňové kontroly.
Specifické požadavky pro různé typy dokumentů: Různé typy dokumentů mohou mít různá archivační období. Například účetní dokumenty bývají obvykle povinně archivovány po dobu 5 až 10 let, zatímco smlouvy, pracovní záznamy a další dokumenty mají odlišná pravidla.
Elektronická spisová služba: V některých případech mohou firmy používat elektronickou spisovou službu, což může mít vliv na způsob a dobu uchovávání elektronických dokumentů.
Je důležité, aby si každá firma ověřila konkrétní požadavky týkající se archivačního období, a to nejen z pohledu české legislativy, ale také v kontextu specifik jejich oboru a typu provozované činnosti. Doporučuje se také konzultace s právníkem nebo odborníkem na archivaci pro zajištění souladu s příslušnými předpisy a pravidly.
Archivace daňových a účetních dokumentů
Účetní záznamy a daňové doklady jsou povinně archivovány po dobu 5 let, včetně účetních dokladů, účetních knih, odpisových plánů, inventurních soupisů a účetních záznamů pro doložení formy vedení účetnictví. Účetní závěrky a výroční zprávy se archivují po dobu 10 let.
Archivační povinnosti pro zaměstnavatele
Každý zaměstnavatel má další speciální archivační povinnosti. Stejnopisy evidenčních listů se povinně archivují 3 roky. Mzdové listy a účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění musí být archivovány 30 let, avšak pro pobíratele starobního důchodu jsou archivovány pouze 10 let. Seznamy společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti se archivují 6 let.
Archivujte správně
Dokumenty mohou být archivovány v tištěné, elektronické i smíšené formě. Pro archivaci dokumentů v elektronické verzi je nutné dodržet věrohodnost původu, neporušitelnost obsahu a čitelnost, přičemž doporučeným formátem pro ukládání je formát PDF. Řada firem upřednostňuje archivaci ve smíšené podobě. Pro jednoduché archivování bývají důležité vhodné kancelářské pomůcky, které archivované dokumenty bezpečně a přehledně uloží.
Obaly KREDO – specialista na archivaci
Archivace se vám zcela zásadně zjednoduší, pokud v dokumentech průběžně udržujete systém. V tom budou největším pomocníkem pořadače, šanony a různé kancelářské desky. Hodí se pro krátkodobé, dlouhodobé i trvalé skladování dokumentů v přehledné a bezpečné formě. Různé barvy šanonů pomáhají udržet přehled v typech dokumentů, ale rovněž dávají design kancelářskému prostoru. Nabízí se též v různých šířkách, jako pákové i kroužkové pro různé formy ukládání dokumentů. Nejčastěji jsou připraveny na archivaci dokumentů o velikost A4, ale vyrábí se i jiné. Důležitým pomocníkem mohou být tzv. košilky, tedy zakládací závěsné obaly.
Pro dokumenty, které nejsou seřazeny v šanonech, ale jsou uskladněny z jakéhokoliv důvodu volně, se hodí archivační boxy. Ty pak lze snadno a přehledně po několika kusech ukládat do krabic. Archivační krabice se hodí nejen pro uložení boxů, ale i pro archivní uložení šanonů. Vyrábí se pro různý počet archivovaných krabic a šanonů.
Pro přehlednější archivaci se hodí i další kancelářské potřeby. Může jít o různé předěly, ale též o samolepicí etikety různých velikostí.
TIP: Uzavřete letošní rok rychle a přehledně díky archivačním a kancelářským potřebám z e-shopu Obaly KREDO.
