Home office je sice fajn, ale ruku na srdce: kolikrát z domova nemůžete vyřídit vše potřebné, protože těžko dáte něco podepsat šéfovi jako v kanceláři, nebo nemůžete nechat schválit a založit fakturu, jako byste byli osobně v práci? Klasické schvalovací kolečko dokumentů se mimo kancelář mění v peklo nekonečných e-mailů s mnoha verzemi různě upravených příloh, které se pak stejně musí vytisknout a podepsat, nemluvě o archivaci… Takže když je to opravdu nutné, stejně musíte z domova vyrazit do práce a vše tam osobně vyřídit.
Do práce nechodím, ale připojuji se…
Ale opravdu tam musíte? Slyšeli jste o tom, že všechnu tuto kancelářskou činnost můžete dělat z domova online, aniž byste k tomu potřebovali razítko a osobní přítomnost nadřízeného, který vám propiskou podepíše potřebné dokumenty? Řeč není o kombinaci e-mailů, elektronického podpisu a různých veřejných cloudových úložišť, z níž se jednomu brzy zamotá hlava, ale o komplexním online systému pro oběh dokumentů se vzdáleným přístupem odkudkoli, kde se zrovna nacházíte. Jednoduše z mobilu nebo tabletu, potřebujete k tomu pouze internet a aplikaci Sofa od společnosti Software602.
Jak to funguje? Prostřednictvím této jediné služby můžete odkudkoli spravovat, schvalovat, podepisovat a archivovat digitální dokumenty a datové zprávy. Sofa je provozovaná jako služba formou SaaS v infrastruktuře Azure s možností přihlášení přes účet Microsoft 365. V prostředí Sofa si můžete upravovat nebo vytvářet vlastní šablony schvalovacích agend podle individuálních potřeb – například pro objednávky, faktury, směrnice, HR agendy či jiné žádanky.
Podepisuje stejně jednoduše jako když platíte mobilem
Agendy Sofa mohou využívat online úložiště OneDrive i Teams a snadno se publikují v intranetových řešeních nad SharePoint. Každý účet Sofa má elektronický podpis zřizovaný jednoduše centrálně bez potřeby instalovat nějaký další pomocný software nebo používání tokenů a dalších zařízení pro ukládání osobních certifikátů. Pro potvrzení elektronického podpisu stačí internetový prohlížeč a mobilní aplikace 602®Key, přičemž postup je stejný jako u potvrzení platby mobilním klíčem u elektronického bankovnictví.
Všechny certifikáty zaměstnanců pro elektronický podpis lze prostřednictvím Sofa centrálně spravovat na dálku a také volit, jaký druh certifikátu budete využívat. Například u zaměstnanců oprávněných nebo pověřených pro komunikací se státní správou, jako jsou jednatelé, finanční ředitelé, účetní či správce datové schránky. Sofa eviduje více druhů certifikátů pro elektronický podpis a mezi nimi si může daný pracovník vybrat. Samotné elektronické podepsání dokumentu je pak stejné a jednoduché pro všechny uživatele Sofa bez ohledu na roli, kterou v organizaci zastávají.
Automatická archivace s fulltextovým vyhledáváním
Součástí aplikace Sofa jsou i základní služby bezpapírové kanceláře, jako je vzdálené online schvalování smluv, evidence příchozích faktur, obsluha datové schránky a samozřejmě elektronický podpis s dokumentovým trezorem. Ten pracuje na bázi průkazné dlouhodobé archivace, která probíhá na pozadí, aniž by se o ni musel uživatel Sofa jakkoli starat. Zároveň může lehce vyhledávat v archivu firemních dokumentů prostřednictvím metadat k dokumentům nebo fulltextově přes Azure Search.
Zkrátka, s aplikací Sofa od Software602, nemusíte chodit do kanceláře, protože kancelář přijde za vámi – ať už jste doma, na chalupě, v zahraničí nebo kdekoli jinde. Díky této cloudové službě totálně zdigitalizujete všechny firemní procesy a ušetříte neuvěřitelné množství času, energie i peněz.
