Vyrostli jste z Excelu? Jak přejít na profesionální účetnictví bez bolestí
Růst firmy je skvělá zpráva, ale dříve či později se stane, že jednoduchá daňová evidence a tabulky v Excelu přestanou stačit. Přechod z daňové evidence na plnohodnotné účetnictví bývá pro podnikatele strašákem, ale s promyšleným plánem a moderním účetním systémem se není čeho bát.
Ať už vás k přechodu na účetnictví vede zákonná povinnost (např. překročení obratu), nebo jen potřeba mít v narůstající agendě pořádek, klíčem k úspěchu je odstranění ruční práce. Cílem není jen splnit legislativu, ale získat systém, který vám uvolní ruce. Protože s přechodem na účetnictví se množství administrativních povinností násobí.
Scénář A: Váš první účetní software
Mnoho živnostníků a malých firem začíná s daňovou evidencí v tabulkách. S prvním skladem, zaměstnancem nebo větším počtem faktur se však Excel stane nepřehlednou pastí.
Pokud hledáte svůj první účetní program, největší bariérou bývá strach ze složitosti. Účetní systémy, jako například oblíbený český program Money S3, proto sázejí na maximální uživatelskou přívětivost:
- Známé prostředí: Ovládání připomíná Microsoft Outlook, takže se v něm neztratíte.
- Vše v jednom: Nemusíte řešit, jaké moduly dokoupit. V základu vedete účetnictví, sklady i mzdy.
- Automatizace už od začátku: Program za vás pohlídá návaznost dokladů – z přijaté objednávky jedním klikem vytvoříte fakturu i dodací list, aniž byste cokoli přepisovali.
Scénář B: Útěk z nevhodného systému
Druhým případem je přechod z jiného softwaru, který už vašemu tempu nestačí. Možná je příliš strohý, zastaralý, nebo neumí komunikovat s vaším e-shopem. Podnikatelé v této situaci často trpí tzv. provozní slepotou – zvykli si na chyby starého systému, protože se bojí náročného přechodu a nejistoty z nového programu.
Přechod na Money S3 je navržený tak, aby byl maximálně rychlý a hladký. Přesně pro tyto účely má předpřipravené funkce pro import dat a srozumitelného průvodce pro přechod z jiného systému.
- Import z Excelu: Pokud váš starý program umí exportovat data do tabulky (což umí téměř každý), do nového systému je nahrajete během chvíle. Takto přenesete adresáře, doklady, závazky i skladové karty.
- XML přenosy: Pro komplexnější data existují převody dat přes XML rozhraní, které zajistí, že kontinuita vašeho podnikání nebude narušena.
Jak přechod na účetní systém probíhá
Mýtus, že se musí začínat vždy k 1. lednu, už neplatí. Na profesionální software můžete přejít kdykoliv v průběhu roku.
Celý proces se díky tomu zkrátí do dvou rychlých kroků:
- Import dat: Při importu nahrajete do programu připravené soubory s daty (z tabulek nebo XML). S těmito daty můžete v programu v klidu pracovat a pokračovat tam, kde jste v předchozím programu skončili.
- Nastavení počátečních stavů: Průvodce v programu vám pomůže definovat počáteční stavy účetních deníků. Money S3 má pro tyto účely funkci Navedení počátečních stavů, kde jen ručně vyplníte své aktivní a pasivní účty a dopíšete k nim částky.
Celý tento proces díky průvodci zvládnete klidně jen za jedno odpoledne. Podrobný návod s postupem krok za krokem najdete zde: https://money.cz/prechod-k-money-s3/.
Nový start bez zastavení provozu
Jakmile projdete instalací a importem dat, můžete v novém systému pracovat naostro. Chod firmy to nijak neochromí. Počítejte jen s tím, že první dny si budete na nové funkce a rozmístění tlačítek zvykat – podobně jako u nového telefonu.
Tato krátká adaptace je ale minimální cenou za to, že se konečně zbavíte ručního přepisování dat a získáte v byznysu profesionální řád.
