AI přebírá práci s dokumenty

Značku Konica Minolta si mnoho lidí stále spojuje s kancelářskými tiskárnami a kopírkami. Dnes ale významnou část vašich tržeb tvoří IT služby. Jak k této proměně došlo?

Nešlo o změnu ze dne na den, ale o dlouhodobý a promyšlený proces přizpůsobení tomu, jak se mění svět práce a potřeby našich zákazníků. Investovali jsme do akvizic zavedených IT společností, vlastních řešení, a především do lidí a nových kompetencí. Z dodavatele tiskáren a hardwaru jsme se stali poskytovatelem IT služeb a řešení, v jejichž rámci propojujeme naši tradiční znalost dokumentů, tisku a skenování s nejnovějšími trendy a technologiemi v oblasti automatizace procesů a vývoje softwaru s využitím umělé inteligence. Hlavním technologickým partnerem se pro nás stává Microsoft. Nové oddělení Microsoft Services je dobrým příkladem této transformace. Nemáme ambici dodávat technologie. Chceme firmám pomáhat vytvářet prostředí, kde mohou lidé pracovat jednodušeji a smysluplněji a zároveň být připraveni na další změny, které přijdou.

Proč se s dokumenty v kancelářích pracuje tak neefektivně?

Je to hluboce zakořeněný zlozvyk. Firmy si pořídí moderní nástroje pro komunikaci a sdílení dokumentů, ale lidé v nich dál pracují postaru. Typický příklad: někdo dostane e-mail s přílohou nebo naskenuje papírový dokument, soubor mu přijde opět jako příloha e-mailu a on ho přepošle dál. Dokument skončí na lokálním disku nebo v e-mailové schránce, kde ho nikdo jiný nenajde. Nahrání dokumentu na sdílené úložiště a jeho klasifikace pomocí metadat jsou práce navíc, kterou lidé logicky nedělají.

Vaší odpovědí je řešení GenDocsAI. Jak funguje?

General Documents AI propojuje běžný firemní obsah s automatizací a umělou inteligencí. Funguje jako jednotné místo, kudy do firmy vstupují dokumenty. Ať papír naskenujete na multifunkčním zařízení, vyfotíte mobilem, dorazí e-mailem, nebo vznikne v Microsoftu 365, systém jej s pomocí AI sám rozpozná, označí například jako smlouvu, životopis, fakturu nebo nabídku, vytěží z něj podstatné údaje a připraví stručné shrnutí. Dokument pak automaticky uloží na správné místo v SharePointu, kde na něj aplikuje odpovídající bezpečnostní politiky a uživateli pošle do Microsoft Teams zprávu s odkazem. Ten tak na rozdíl od práce s běžnými DMS systémy nemusí dokument nijak označovat, nikam vkládat ani přiřazovat metadata.

Jak lidé takto uložený dokument najdou?

Uživatele učíme, že nemají procházet složky, ale hledat podle obsahu a kontextu v prostředí Microsoft 365. Ještě dál jde Microsoft 365 Copilot: místo hledání se prostě zeptáte AI asistenta. GenDocsAI je pro Copilota důležitým zdrojem, protože pro něj soustavně buduje kvalitní a strukturovanou znalostní bázi.

Řešíte také ochranu firemních dat?

Vše probíhá v tenantu konkrétního zákazníka. Firemní data tak nikdy neopustí zabezpečený ekosystém Microsoftu a nikdo na nich netrénuje veřejné AI modely. Systém navíc plně respektuje přístupová práva a bezpečnostní politiky. Pokud naskenujete citlivý dokument, uvidíte ho jen vy a lidé, se kterými ho výslovně sdílíte.

Jak rychle si lidé na Copilota zvykají?

Zpětná vazba je velmi pozitivní. Na rozdíl od nových postupů práce s dokumenty, které si lidé musí teprve osvojit, AI asistent po nich žádnou velkou změnu návyků nechce, stačí se zeptat vlastními slovy. Generativní AI je vůbec nejrychleji přijímanou technologií v historii. S Microsoftem 365 Copilot navíc uživatelé dostávají asistenta, který vidí do jejich kalendáře, komunikace a dokumentů v Microsoftu 365. Pokud tam tyto informace jsou, přínos je okamžitě znát. Cílem je, aby AI převzala rutinní, nepopulární a zdlouhavou práci, jako je ruční přepisování údajů, a člověk se mohl věnovat smysluplnější činnosti.

Dají se přínosy AI vyčíslit?

Vývoj jde tak rychle a přínos AI je tak významný, že měření návratnosti u obecných asistentů nedává smysl. Z reálných projektů ale víme, že lidé věnují desítky procent svého času aktivitám, kde Copilot může pomoci. Návratnost investice tak vychází v řádu tisíců procent. Je přitom potřeba si uvědomit, že AI firmě nevrací peníze přímo. Získává pro zaměstnance čas. Pro vedení firem je proto zásadní promyslet, jak ušetřený čas investovat do dalšího rozvoje podnikání.

Jak bude vypadat běžná kancelářská práce za tři až pět let?

Dnes se většina z nás učí pracovat s osobním AI asistentem. Dalším krokem budou specializovaní AI agenti se specifickými znalostmi a dovednostmi. Ve třetí fázi přijdou autonomní agentní systémy, které samy odbaví komplexní procesy. Pro lidi to znamená posun v dovednostech. Všichni zaměstnanci budou potřebovat manažerské schopnosti, tedy umět AI agentům správně zadat práci, zkontrolovat výsledek a jejich fungování usměrňovat.