Digitální úřadování: Spisová služba jako klíč k efektivitě
Konec papírových šanonů a ručního přepisování dokumentů. Od ledna 2027 čeká vybrané české organizace povinná digitální revoluce v podobě přechodu na atestovanou elektronickou spisovou službu. Zatímco na trhu je téměř stovka systémů, atestovaný dosud není ani jeden. Ladislav Mazač ze společnosti Gordic, která o atestaci požádala jako první, vysvětluje, proč je spisová služba páteří digitalizace a co čeká organizace při přechodu na atestovanou spisovou službu.
Proč je elektronická spisová služba pro digitalizaci úřadů tak důležitá?
Rád používám analogii s lidským tělem – pokud si představíte organizaci jako organismus, spisová služba je její páteř, která spojuje důležité části. Zajišťuje, že práce s dokumenty od jejich přijetí či vzniku až po finální skartaci probíhá hladce a efektivně. Dnes už nejde jen o základní zákonnou regulaci nakládání s dokumenty podle zákona 499/2004 sbírky, ale o širší legislativní rámec, do něhož spadá GDPR, zákon o kybernetické bezpečnosti, standardy pro cloud computing a další. Spisová služba navíc propojuje úřad s datovými schránkami, registrem smluv či dalšími státními systémy, čímž se stává klíčovým nástrojem pro bezpečný a koordinovaný chod celé organizace.
Jaký je rozdíl mezi běžnou a atestovanou spisovou službou?
Atestovaná spisová služba má nezávisle ověřený soulad s platnou legislativou. U systému bez atestace hrozí, že neplní zákonem požadované funkce, což může v konečném důsledku způsobit značné potíže, včetně rizika sankcí podle archívního zákona. Atestací bude disponovat výrobce, jehož systém skutečně splňuje všechny zákonné požadavky.
Jak vypadá současný trh se spisovými službami?
Na českém trhu je řada systémů elektronických spisových služeb, ale zatím jsou všechny neatestované. Gordic jako první společnost podal žádost o atestaci v červnu 2025 u České agentury pro standardizaci, kterou určilo ministerstvo vnitra jako provádějící certifikační orgán. V mimořádně náročném procesu atestace jsme předkládali kompletní dokumentaci o 1200 stranách a připravovali se na to více než rok. Na úpravách a potřebném zdokumentování práce se systémem se podílely desítky našich specialistů, přičemž situaci komplikovala novelizace zákona a s tím spojená měnící se podoba atestačních scénářů. Osobně považuji podání přihlášky do konce června tohoto roku za úspěch. Náročnost certifikace bude mít pravděpodobně vliv i na budoucí počet certifikovaných řešení na trhu.
Co by měly organizace dělat, aby byly připravené?
Organizace by už teď měly ověřit přístup svého dodavatele spisové služby k atestaci, seznámit se s novou legislativou a metodikami ministerstva vnitra, upravit svůj spisový a skartační řád, připravit migrační schémata, provádět skutečnou digitalizaci, a především školit uživatele – čím víc kroků zvládnou nyní, tím snazší přechod na atestovanou spisovou službu bude.
Jaké konkrétní výhody digitalizace spisové služby organizacím přináší?
Digitalizace spisové služby přináší dramatickou úsporu času, papíru a eliminaci chyb z manuálního zpracování, protože celý oběh dokumentů probíhá elektronicky. Obrovský potenciál vidím i v cloudových řešeních – dokumenty jsou dostupné odkudkoliv a bez velkých nároků na pořízení a údržbu vlastní infrastruktury. Integrace s dalšími systémy navíc zajišťuje, že se data pořizují jen jednou a automaticky se zakládají do spisové služby.
Jak do této oblasti promlouvají trendy jako umělá inteligence?
Strojové učení a umělá inteligence už dnes zrychlují práci díky automatickému třídění dokumentů, rozpoznávání obsahu či návrhům odpovědí. Velký potenciál má také hybridní konverzní pošta, která spojuje službu postservisu, autorizovanou konverzi a změnu datového formátu. Organizaci tak odpadá starost o tisk obálek, tedy obsluhu frankovacího stroje a fyzické odesílání – vše se odešle digitálně do centrálního zpracování, kde proběhne fyzická realizace. Výsledkem je úspora času a výrazné zjednodušení procesů.
Na co by si měly organizace dát pozor při výběru spisové služby?
Při výběru spisové služby by si organizace měly uvědomit, že jde o tzv. významný informační systém, na jehož provoz jsou kladeny podstatně vyšší nároky než jen dodržení příslušné legislativy. Jako zásadní faktor úspěchu pro implementaci atestované spisové služby, obecně informačního systému, vidím personální připravenost na straně zadavatele. Stejně důležité je zajistit bezpečný a stabilní provoz, což při zpřísňujících se požadavcích na datovou infrastrukturu není snadné. Jistotu proto poskytuje pouze atestovaný systém od prověřeného dodavatele, který splní všechny funkční i technické podmínky.
