Podnikatelé postupně stále více objevují jednoduchost a spolehlivost fakturačních nástrojů, které jim pomáhají vyřešit každodenní účetní úkoly. Odpadají tak rizika chyby u fakturace svépomocí či nadměrné náklady při platbách za účetní. Fakturační nástroje by v budoucnu mohly podnikatelům pomoci i s cash flow. „Na základě umělé inteligence by systém mohl dokázat určit, v jakém měsíci pravděpodobně budete mít problém s cash flow a dokázal by vás o tom proaktivně informovat,“ říká Ján Kriváň, produktový manažer společnosti Seyfor, která mimo jiné vyvíjí online fakturační nástroj iDoklad.
Blíží se konec roku, což zpravidla znamená možná větší objem práce a fakturace pro podnikatele. Zároveň s novým rokem mnozí začnou nově podnikat. Jaké jsou výhody a nevýhody různých druhů fakturace?
Můžeme si shrnout tři typy: fakturace prostřednictvím účetní, fakturace svépomocí a fakturace pomocí fakturačního programu. Navzdory tomu, že žijeme v 21. století a na fakturaci existuje několik nástrojů, stále jsou lidé, kteří preferují využít něco, co mají v počítači už nainstalované, nebo využívají externí službu typu Google dokumenty nebo Google tabulky. Jde o to, že se skutečně snaží využít něco, co mají, a vystavit fakturu. Může se to zdát zdánlivě jako velmi jednoduchý způsob fakturace. Problém však je, že když se dostanete do této situace a chcete vystavit fakturu, nevíte přesně, co má faktura obsahovat. Pokud jste řemeslník, nebo programátor, pravděpodobně to tedy neuděláte správně.
Hrozí, že bych se v takovém případě mohl orientovat i podle nějakého starého vzoru, který nebude aktuální?
Je to tak. Pravděpodobně se budete snažit buď zkopírovat nějakou fakturu, nebo si na internetu přečtete různé články na téma, co má faktura obsahovat, a pak se to budete snažit do toho vzoru dostat. Nicméně můžete udělat řadu chyb, můžou se objevit překlepy, špatné číslo bankovního účtu nebo uděláte chybu v propočtu DPH. Takže je to zdánlivě velmi jednoduché, na druhé straně to určitě nešetří čas, protože musíte jednak dělat hodně velkou kontrolu, jednak vás náprava chyb může stát čas, případně i peníze.
Další možností je obrátit se na účetního. Jaká rizika hrozí v tomto případě?
Pokud jste velká firma, pravděpodobně účetních případů budete mít mnoho, takže účetní potřebovat budete. Ale pokud jste firma malá, asi nebudete mít až tolik faktur a nevyplatí se vám takového člověka mít u sebe pořád, ale najmete si někoho z venku. Nicméně takový externí účetní bude zřejmě mít mnoho dalších klientů, tím pádem se s nimi budete muset dělit o jeho čas. Budete si muset také nastavovat různé procesy: kdo bude posílat fakturu odběrateli, kdo bude hlídat platby za faktury, kdo bude řešit případné upomínky. To všechno je komplexní nastavení, které ale spolu musíte vyřešit. Můžete samozřejmě od účetního získat licenci k přístupu k účetnímu softwaru. Ale opět: bavíme se o tom, že tenhle software je náročný, a to vy vlastně ani na začátku podnikání nepotřebujete.
Pojďme ke třetímu způsobu fakturace. Tím je fakturační program. Proč by měl podnikatel využít právě tento způsob?
Fakturační program využívá mezeru na trhu mezi těmi, kdo si fakturují svépomocí, a účetními softwary, které byly zbytečně komplikované na fakturační nástroje. Náš program iDoklad vám umožňuje vystavovat faktury velmi jednoduše. Uživatel je motivovaný vyplňovat políčka správně tak, aby fakturu poté mohl rovnou poslat zákazníkovi.
Jak to probíhá? Systém mě navede přímo políčko po políčku? Pokud bych nebyl spokojen s radami, mohou zavolat na zákaznickou podporu?
Ano, máme samozřejmě zákaznickou podporu, kam uživatel může zavolat, máme ale i různé návody, které zveřejňujeme. Vytvořili jsme také portál www.miniakademie.cz, v jehož rámci podnikatelé najdou mnoho dalších témat, která jsou důležitá právě pro začátek podnikání. Když se ale vrátím k iDokladu: tento systém obsahuje políčka, které potřebujete využít pro konkrétní fakturu. Struktura je dostatečně přehledná na to, aby uživatel pochopil, co do ní má zadat. Dokonce nabízíme i zkušební účet, který je zdarma. Máme několik typů předplatného, které se liší podle potřeb zákazníka. Na začátku si to každý může dokonce vyzkoušet zdarma s tím, že dostane trial verzi na začátku se všemi funkcemi tak, aby si otestoval přesně to, co potřebuje.
Pokud bychom srovnali tři druhy fakturování, jak vycházejí cenově?
V případě, že si podnikatel fakturuje svépomocně, nemusí sice nic platit, ale nakonec ho to stejně něco stojí. A to něco je jeho čas, který by mohl věnovat něčemu úplně jinému. Typicky na začátku podnikání je zrovna čas velmi důležitý. Představte si, že jste programátor, ale musel byste investovat několik hodin měsíčně na to, abyste se učil, jakým způsobem dělat fakturu. A vystavoval byste třeba stovku faktur. Těžko se pak navíc vyznat v tom, které faktury jsou zaplacené a které ne. Díky fakturačnímu nástroji pak získáváte čas a čas jsou v podstatě peníze.
Pokud byste využíval účetní nástroje, ty jsou cenově dražší než fakturační služba. Navíc zhruba osmdesát až devadesát procent z toho, co takový účetní nástroj umí a umožňuje, pravděpodobně vy osobně nevyužijete, použije to jen vaše účetní. To znamená, že vám skutečně stačí fakturační nástroj.
Jak v posledních letech roste obliba on-line fakturace a využívání fakturačních programů?
To, že tato obliba skutečně roste, vidíme na našich datech. A netýká se to jen nových zákazníků, ale i současných uživatelů, kteří zjišťují, že účetnické nástroje jsou pro ně zbytečně složité. Navíc řada lidí je už zvyklá řešit podnikání v mobilu, takže jsme fakturaci doplnili i do mobilní aplikace. Jedná se možná i o nějaký nový trend, který jsme my zachytili velmi brzy. Tam je nárůst ještě větší než u webového rozhraní.
Když se bavíme o automatizaci fakturace, velkým tématem poslední doby je umělá inteligence. Jak by mohla AI do budoucna změnit fakturaci a účetnictví jako celek?
To je velmi dobré téma. My o něm samozřejmě diskutujeme v iDokladu. Já to vidím tak, že první oblastí automatizace jsou takzvané rutinní záležitostí. Představte si, že vám chodí přijaté faktury a vy tu přijatou fakturu musíte přepsat manuálně do nějakého systému. Tyto rutinní práce lze automatizovat právě prostřednictvím umělé inteligence. Účetní by se díky tomu mohli věnovat spíš nějakým analytickým nebo poradenským aktivitám. Pokud se podíváme možná trochu více do budoucna, jelikož AI jde hodně rychle dopředu, dokážu si představit, že v nějaké době se může iDoklad stát jakýmsi poradcem, který sám bude posílat rady.
Na základě umělé inteligence by tak systém mohl dokázat určit, v jakém měsíci pravděpodobně budete mít problém s cash flow, a mohl by vás o tom proaktivně informovat. To znamená, že vy byste nemusel ta data zkoumat, ale systém by si je sám vyhodnotil. A pak by vám poslal notifikaci a radu, co můžete udělat. U některých faktur by třeba teoreticky bylo možné pozdržet platbu, abyste měl průběžně dostatek financí na účtě.
