Máte pocit, že je pro vás pracovní doba příliš krátká? Práce se na vás hrne ze všech stran, úkoly neubývají a vy nevíte, čemu se věnovat dřív? Máme pro vás tipy, jak si zorganizovat pracovní den a vytěžit z něj maximum. I vy můžete být efektivní.
Než začnete s organizací dne, je potřeba zjistit, kde vám uniká čas mezi prsty, nebo jaké jsou důvody, které vám brání stíhat vaši práci.
Máte příliš mnoho úkolů
Zpravidla se to stává, pokud máte více nadřízených, kteří delegují své úkoly dál, tedy na vás, a vy kromě toho ještě musíte stíhat plnit svoji běžnou agendu. Určitě to řešte, jen se před schůzkou s nadřízeným pořádně připravte. Zjistěte, kolik času vám úkoly nad rámec vaší pracovní náplně zabírají, a navrhněte řešení, které by vám vyhovovalo.
Máte problémy se soustředit
Na monitor a do mobilu vám chodí notifikace ze všech aplikací, které používáte, doprovázené zvukovým efektem. Vědci tvrdí, že mozek potřebuje okolo patnácti minut, aby se mohl po vytržení opět začít plně soustředit na aktivitu. Pokud vám tedy každých pár minut něco zapípá, monitor přejede hláška, zazvoní telefon a podobně, pak nemáte šanci práci udělat kvalitně, správně a za běžný čas.
Sedíte jedním pozadím na dvou (a více) židlích
Jestliže jste se dostali do situace, kdy děláte práci za několik kolegů (ať už odešli nebo byli odejiti a náhrada zatím není), je potřeba ji okamžitě řešit s nadřízeným a s ním nastavit priority. Jasně vymezte aktivity, které se musí dělat, a zjistěte, kolik času z pracovní doby zabírají. Vše si napište, ať máte jasné argumenty. Jakmile totiž ukážete, že se práce dá zvládat (i když pracujete i v noci z domova), vedení nebude mít takovou potřebu hledat nového zaměstnance.
Eva, Office managerka:
„Začalo to plíživě. Asistentka manažera odešla na mateřskou ze zdravotních důvodů dříve, a tak jsem byla požádána, abych pomohla, než se najde záskok. Nabízeli ale tak málo peněz, že se na to místo nikdo nehrnul. Pak odešla holčina, co se věnovala sociálním sítím a komunikaci s blogery, a to na mě také spadlo. Zase než se někdo najde. A samozřejmě bez zvýšení platu (protože je to jen na chvíli, že). Chodila jsem do práce už na šestou a stejně jsem ještě v deset večer seděla u počítače. Když jsem se ozvala, řekli mi, že nikoho nemají a ať někoho požádám o pomoc. Nemusím říkat, že nikdo z kolegů mi pomoci nechtěl, možná i proto, že jim to nadřízený nezadal. Po třech měsících bez volných víkendů a po minimu spánku jsem onemocněla. Místo aby vedení vyšlo vstříc, očekávalo, že budu dál fungovat tak jako doposud, jen z postele. Měla jsem vysoké horečky a náběh na zápal plic. V tu chvíli mi došlo, že se situace nezmění, a cokoliv se nepovede nebo nestihne, bude vydáváno za moji chybu, a navíc vedení se líbí, že ušetřilo platy dvou lidí. Rozhodla jsem se odejít, protože by mě to stálo zdraví.“
Neumíte delegovat
I to bývá velký problém. Uvědomte si, že nemusíte vše dělat sami. Často se také stává, že se nechcete zdržovat vysvětlováním kolegovi, jak práci správně udělat, tak ji raději dokončíte sami. Věnujte pár hodin přípravě manuálu nebo zaučte rovnou 2–3 kolegy, ať máte dostatek rukou, které vám pomohou. Možná si ale myslíte, že jen vy úkol splníte nejlépe. Měřítka máme každý jinde, proto se držte toho, aby bylo vše správě, ale není potřeba práci dělat na 150 %. Nikdo ji stejně neocení a vás to jen stojí drahocenný čas.
Plánování efektivní práce: 6 jednoduchých kroků
Potřebujete systém
Součástí každé práce jsou nárazové aktivity a rutina. Udělejte si čas a sepište všechny denní pracovní úkony, které plníte, a přidejte jim důležitost a náročnost na čas. Získáte tak cenný přehled. A jak s touto informací naložíte?
Úspěšní lidé radí, že je nejlepší hned ráno „sníst žábu“, tedy začít tím nejtěžším úkolem. Máte totiž dostatek energie a navíc bude vše ostatní už jen jednodušší. Bude se vám lépe pracovat s vědomím, že to nejtěžší už máte za sebou.
Existuje ale i velký počet lidí, kteří jsou motivováni množstvím splněných úkolů, takže začínají těmi nejlehčími. Když vidí, jak jim práce hezky odsýpá, radostněji se vrhají na ten zbytek. Vyzkoušejte, který systém vám lépe funguje, a toho se držte.
Plánujte
Abyste zvládli pracovní den a nenechali se zaskočit, musíte vědět, co vás čeká. Než odejdete z práce, věnujte pár minut přípravě na další den. Sepište si, co vás čeká, co opravdu hoří, komu jste co slíbili, případně s kým máte schůzku a co na ni potřebujete. Získáte dokonalý přehled, můžete se připravit i na nenadálé situace a budete více v pohodě. Plán úkolů si samozřejmě můžete připravit i ráno, ihned po příchodu do kanceláře nebo cestou do práce. Kromě denních plánů si také napište úkoly na měsíc či čtvrtletí dopředu. Není potřeba nad jejich tvorbou trávit hodiny. Přehledný seznam s deadliny plnění máte hotový za pár minut. Budete tak mít náskok, který vám pomůže včas plnit dílčí úkoly nebo úspěšně vést kolegy v týmu.
Udržujte si pořádek na stole
Kupí se před vámi dokumenty a špinavé hrníčky od kávy? Možná je na čase s tím něco udělat. Je dokázáno, že v nepořádku se špatně soustředíme, a navíc takto přeplněný stůl, který uvidíme ihned po příchodu do práce, v nás vyvolá pocit stresu.
Zkraťte meetingy
Jeden meeting, kde se navzájem informujete o progresu v plnění úkolů, je lepší, než si navzájem psát e-maily. Schůzka ale musí mít jasný a krátký průběh. Zrušte dlouhé porady o ničem, které vás obírají o cenný čas. Pokud to není ve vaší kompetenci, navrhněte řešení nadřízenému.
Naplánujte si přestávky
Pracovat nonstop nejde a soustředit se už vůbec ne. Když Bill Gates vedl Microsoft, plánoval si do svého denního programu hodinu na čtení. Ale nečekejte žádnou kriminálku. Byly to knihy s obchodní a motivační tematikou, takže čas takto strávený bral jako studium. Možná si nemůžete vzít celou hodinu, ale zkuste si naplánovat 10–20 minut. Zavřete oči a zhluboka dýchejte. Můžete vyzkoušet i dechová cvičení, která se naučíte na první hodině jógy. Jděte na čerstvý vzduch nebo si v klidu vypijte kávu. Načerpáte novou energii a na chvilku se odpojíte od pracovních úkolů.
Multitasking je blbost
Tento „trend“ je na ústupu a to je dobře. Mnoho psychologů varuje, že i díky tomu jsme roztěkaní, máme problémy se soustředěním a neumíme odpočívat. Mozek totiž potřebuje jiný počet neuronů na různou aktivitu. Pokud je vykonáváme souběžně, pak někde neurony chybí a jinde přebývají. Nicméně dělat obě věci stejně prostě nejde. Jedna tím vždy utrpí. Je lepší se tedy soustředit plně na jednu aktivitu a po dokončení přejít na další. Možná zjistíte, že oba úkoly nakonec zvládnete rychleji.
